幹事必見!スケジュール管理に使える〇〇さん!

  • 2019年9月16日
  • 2020年11月28日
  • 備忘録
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みなさんは飲み会やっていますか?
新入社員の歓迎会、退職者の送別会、新年会、忘年会等々様々な機会があると思います。

最近私もそういう機会が有りまして、関係者にメールを一斉送信したのですが結局返答が直前迄来ずに
参加人数が少なくなってしまって延期になってしまったといった経験があります。

幹事の一番めんどくさいところって参加者のスケジュール確認だと思うんです。
部署が一緒で人数が少ないとかであれば口頭で個別に確認を取るのが一番間違いないとは思うんですが、
どうしても複数人、他部署等を含めるとなると確認に行くのも大変ですよね…。

そこで私が今回使用した

「調整さん」

について触れていこうと思います。

調整さんとは?

調整さんは名前の通りスケジュールを調整するのに役立つwebブラウザ上で使用できるアプリケーションです。
パソコンに詳しくない人でも使用できますし、なんならスマホでも使えます!
webブラウザが開ける環境であれば誰でも使えますね!

使用手順

幹事側

  1. まず、こちらの調整さんページにアクセスします。
    調整さん
  2. イベント名を入力
  3. メモ(任意)に開催場所等決まっていれば入力。また、イベントの詳細を記入する。
  4. 候補日程を右のカレンダーから設定又は個別入力する。(時間は例に習って別途入力)
  5. 出欠表をつくる。
  6. 表示されたURLを招待したい関係者へ展開する。

参加者側

  1. 展開されたURLをパソコン又はスマホで開く。
  2. 出欠を入力するボタンをクリック
  3. 名前・参加可能日・コメントをそれぞれ入力し入力するボタンをクリック
  4. 登録完了!

確認時

それぞれ入力いただいた段階で参加者側に展開したURLにアクセスすると下記のように参加可能状況が見える。(参加者側も確認可能)

メリット
・無料!
・ログイン不要で即使える。
・参加者全員の出欠状況がひとつの画面で確認できるため、日付の選定がとても楽。
・ブラウザを使用できる環境であればいつどこでも返答ができる。
・候補日を複数設定できるので選択する側も日程を決めやすくなる。
・導入が簡単で誰でも操作できる。
デメリット
・そもそもメールを見ない人は死ぬまで気づかないので個別に呼びかけて入力してもらう必要がある。
・誰でも出席可能状況を確認できるため、特定の人と飲みたくないといった時に確認後不参加とできてしまう。(ある意味メリット?)
・参加者の名前は入力した本人で決まってしまうため、入力した人がふざけた名前にしてしまう又は苗字だけでかぶってしまった場合等で誰だか判断がつかなくなる。

さいごに

私は調整さんを使用したことで、日付の確認をいちいち整理する手間が省けましたし、
もっと早くこのアプリケーションを知りたかったなと後悔しましたw

皆さんも幹事を任されたときは調整さんを使用して円滑に進められるようにしてみてください!
役に立つはずです!

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